월요일에 회의를 하는 직장이 많다. 그 이유는 간단하다. 일주일을 시작하면서 무언가를 짚어 보거나 쪼기 위한 시간을 갖는 것이다. 그러나 그것이 정말 의미가 있을지는 의문이다. 불경기인 경우는 더욱 더 그렇다.
미팅을 하는 내용이 발전적이고 창의적인 생각들을 이끌어 내는 것이라면 그나마 견딜만 하다. 정말로 무의미한 내용의 회의들이 많다. 회의의 내용은 자신의 신변잡기를 늘어놓거나 자기 자랑을 하다가 마무리는 왜 매출이 떨어지는가 월말이 되면 어떻게 매꾸겠냐는 식의 이야기를 늘어놓는다. 그것도 근무 시작 시간 보다 30분이나 1시간 먼저 잡아놓고 회의를 시작하는 것은 구태의연함의 표현이다. 그렇게 해서 자신이 얼마나 열심히 일하고 관리를 하고 있는지를 보여주고 싶어하는 것이다. 정말 무능한 상사라고 할 수 있다. 보여줄 것이 얼마나 없었으면 출근시간보다 1시간이나 일찍 회의를 잡아놓고서 그것을 자랑하고 있는지 스스로 물어보아야 할 사람이고, 회사를 경영하는 사람은 그것을 경계해야 하는 것이다. 만약 경영자라면, 결과없이 부지런만 떠는 인간을 경계해야 하는 것은 지극히 당연하고, 회사를 가장 먼저 떠나야 할 사람 중의 하나이다.
이런 사람들의 회의에 대한 생각은
1. 전시효과
2. 근무와 회의에 대한 오해
3. 회의는 목표한 것을 검토하는 것보다는 사람들을 죄기 위함이라는 오해 때문이다.
이미 위에서 전시효과는 언급을 했으니 더 길게 늘어놓을 필요가 없다.
두번째 내용은 무척이나 중요한 사실이다. 이런 주장을 펴는 경우 일반적으로 역설적이게도 회의시간이 지루할 정도로 긴 경우가 많다. 자신이 만든 프리젠테이션이나 같이 보자고 하고 문장 검토를 하기 위해 몇 일 동안 저녁 늦게까지 회의를 하려든다. 물론 고객에게 무엇인가를 Selling해야 하고, 그 Selling에서 중요한 포인트를 잊은 것이 없는가를 고민하는 회의라면 오히려 발전적이지만, 단순히 상위자에게 보고를 하기 위해서 하는 행동이라면 정말 헛된 시간 낭비를 강요하는 것이 된다.
세번째는 문제해결의 능력은 보여주지 못하는 사람들의 전형적인 예이다. 더욱 리더의 위치에 있으나 리더가 될 수 없는 사례는 1. 좋은 결과가 나왔을 때, 자신이 사람들을 죄어서 나왔다는 착각에 빠지는 자가당착형 인간 2. 결과가 좋지 않았을 때, 그러한 상황을 어떻게 타개할 것인가를 보여줄 수 없거나 그러한 상황에 직면해 본 경험이 무경험 인간인 경우에 심하게 드러난다.
자신이 리더인 경우 이러한 자가당착적이고 이율배반적인 회의를 하고 있지 않는가를 생각해 보아야 하하고, 팀원인 경우는 자신의 리더의 부조리를 정확하게 알고 있어야 한다는 것이다.
회의는
1. 주초에 잡되 월요일은 피하는 것이 좋다. 월요일은 커피브레이크 정도의 간단한 상황파악이 중요하다. 이유는 간단하다. 월요일은 주말에 어디를 다녀왔더라도 차를 몰고 출근을 하는 경우가 많다. 근거리에 거주하는 경우, 주초에 차를 직장에 두고 금요일에 가지고 가는 경우가 많아졌기 때문이기도 하고, 월요일에는 왠지 협력사나 제휴사에 방문을 해야 면담의 확율이 높다는 점을 이용하기 위함이다. 거의 모든 회사에서 회의는 월요일이기 때문이다. 특히 영업 영역에서 일을 하는 경우는 비오는 날과 월요일 면담확율이 제일 높기 때문이다.
2. 이아디어 회의가 아니라면 회의는 어느정도는 지침형 회의도 나쁘지 않다. 방향과 할일을 정해 주어서 경각심을 일으키는 정도면 충분하다는 것이다. 회의가 길어지는 것은 방향성도 없으면서 어떻게 할 것인지를 자꾸 물어보는데서 시작되는 것이기 때문이다.
3. 지침형 회의를 추천하는 것은 민주적인 회의에 어긋난다는 입장을 보이기도 하지만, 사실은 그와 반대이다. 리더는 현상(Current Status)와 사실(Fact)에 대한 상황을 파악하고 있어야 하기 때문에 허둥지둥 자신도 모르는 숫자를 가지고 질책을 삼는 일을 할 수 없게 되기 때문이다. 지침형 회의는 회의 시간을 단축하고 방향성을 정확히 제시할 수 있는 장점이 있다.
4. 지침형 회의를 하는 경우, 공통적인 사안이 아닌 경우 별도의 개별 회의를 진행하는 것이 더 능율적이다. 듣지도 않고 관심도 없는 개별영역에서 팀원들은 적게 배우는 편이기 때문이다.
5. 어떠한 형태의 회의를 하더라도, 브레인 스토밍 회의인 경우에도 1시간 이상을 끌고 가는 것은 오히려 업무의 의지를 저하시킨다. 동일한 주제로 회의를 하더라도 과제형태로 문제를 던지고, 그것에 대한 답을 가지고 재회의를 하는 것이 더 효율적이다. 필요에 의해 회의가 길어지는 경우에는 항상 브레이크 타임을 주어서 각자의 의견을 재검토하는 시간을 주어야 한다. 팀원 나름대로의 회의가 브레이크 타임에 일어나기 때문이다.
6. 팀리더로서 "이거 어떡하지" 혹은 "어떻게 하면 좋겠어"를 연발하는 회의라면 애초부터 잘못된 회의이고, 회의의 결과는 아무것도 없다는 결론이 나있다. 게다가 팀원들도 그런 말이 나올 회의에는 준비가 되어있지도 않다. 사전에 공유된 내용이 없는 회의는 연기하는 것이 좋다.
7. 꼼꼼한 성격이 아니어도 Due Date(마감시간과 일정)을 맞추도록 지침을 내려줘야 하고, 진척 상황에 대해서 정식회의가 아닌 비공식적인 면담이나 잡담속에서 관심 포인트가 강조 되어야 한다.
마치면서 미국인에게 회의시간과 심경에 대한 답을 쓰게 한 인터넷 여론 조사의 결과를 올려놓는다. 물론 여론조사라기 보다는 흥미유발형 여론조사이기는 하지만 회의시간과 사람들의 심경변화를 진지하지 않게나마 알아볼 수 있는 기회인 것 같아 올려 놓는다.
참석인원은 2000명 수준이다.
그래프젬 설문조사
